Datenschutzerklärung für WissensWerk-Mitarbeitende

1. Allgemeiner Hinweis

 

Die WissensWerk GmbH hat die vorliegende Datenschutzerklärung für WissensWerk-Mitarbeitende («Datenschutzerklärung») gestützt auf Artikel 13 der Bundesverfassung der Schweizerischen Eidgenossenschaft, auf Art. 328b OR, das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und auf die Verordnung über den Datenschutz (DSV) erstellt.

Bei der WissensWerk GmbH nehmen wir den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Daher behandeln wir Ihre personenbezogenen Daten entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie der vorliegenden Datenschutzerklärung. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie und zu welchem Zweck Ihre Daten erfasst und genutzt werden und welche Wahlmöglichkeiten Sie im Zusammenhang mit persönlichen Daten haben. Ebenfalls möchten wir Sie auf Ihre Pflichten im Zusammenhang mit dem Umgang mit Personendaten sensibilisieren.

 

2. Wer ist bei der WissensWerk GmbH für die Datenbearbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

 

Für die Datenbearbeitung verantwortlich ist:

WissensWerk GmbH

Hautpstrasse 24

CH-4132 Muttenz

it@wissenswerk.ch

 

Wir haben folgende zusätzlichen Stellen eingesetzt:

 

Datenschutzbeauftragter

WissensWerk GmbH

Herr Maurizio Valli

Hautpstrasse 24

CH-4132 Muttenz

Telefon: +41 (0)61 462 08 78

E-Mail: it@wissenswerk.ch

 

3. Wie geht die WissensWerk GmbH mit personenbezogenen Daten im Rahmen von Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren um?

 

Bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren erheben und verarbeiten wir die personenbezogenen Daten von Personen, die sich für eine Tätigkeit bei der WissensWerk GmbH bewerben, zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Wir bearbeiten nur Daten, die die Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung eines möglichen Arbeitsvertrages erforderlich sind. Wir können Personendaten bearbeiten, die Sie selbst im Rahmen des Bewerbungsprozesses bekannt geben (z.B. Kontakt- oder Stammdaten, Lebenslauf, Diplome, Arbeitszeugnisse), die öffentlich zugänglich sind (z.B. Internet, Social-Media-Plattformen) oder die bei Dritten bezogen werden können (z.B. bei Personalvermittlern). Die Verarbeitung kann auch auf elektronischem Wege erfolgen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn Bewerbende entsprechende Bewerbungsunterlagen auf dem elektronischen Weg, beispielsweise per E-Mail oder über ein auf der Website befindliches Kontaktformular, an uns übermitteln.

Nutzen Bewerbende zur Übermittlung ihrer Personendaten resp. Bewerbungsunterlagen die technischen Möglichkeiten von Jobplattformen (z.B. «jobs.ch»), auf Social Media (z.B. «LinkedIn») oder vergleichbaren Angeboten, so kann die WissensWerk GmbH keinen Einfluss auf die Datensicherheit nehmen. Wir verweisen auf die Datenschutzerklärungen der jeweiligen Anbieter.

Die WissensWerk GmbH hält sich an die Geheimhaltungspflichten, die im Datenschutzrecht begründet sind. Diese Pflichten gelten für alle Mitarbeitenden und Organe der WissensWerk GmbH und ihren Gruppengesellschaften (vgl. Ziff. 7) sowie für Personen, die im Rahmen einer Auslagerung von Aufgaben in unserem Auftrag arbeiten. Innerhalb der WissensWerk GmbH und ihren Gruppengesellschaften kann auf Personendaten von Bewerbenden und Mitarbeitenden nur zugreifen, wer sie für den Bearbeitungszweck benötigt (z.B. Human Resources, potenziell vorgesetzte Personen).

Werden im Rahmen einer Auslagerung von Aufgaben Personendaten von Bewerbenden und Mitarbeitenden an Dienstleister weitergegeben (z.B. für Personaladministrations-Dienstleistungen), dürfen solche Dienstleister diese Daten nur so bearbeiten, wie es die WissensWerk GmbH selbst tun darf. Die WissensWerk GmbH wählt die Dienstleister sorgfältig aus und verpflichtet sie vertraglich dazu, die Geheimhaltungspflichten einzuhalten und die Datensicherheit zu gewährleisten.

Kommt es zu einer Anstellung, werden wir die Personendaten in diesem Zusammenhang weiterbearbeiten. Personendaten von nicht berücksichtigten Bewerbenden werden spätestens sechs Monate nach Stellenbesetzung gelöscht/vernichtet. Bei Einwilligung zur weiteren Verwendung für andere Stellen innerhalb der WissensWerk GmbH oder einer ihrer Gruppengesellschaften erfolgt die Speicherung/Aufbewahrung der Personendaten für fünf Jahre ab dem Bewerbungszeitpunkt.

Zwecks Dokumentation der eingegangenen Bewerbungen speichert die WissensWerk GmbH den Namen, Vornamen, Adresse, Geburtsdatum der Bewerbenden und das Datum der Bewerbung während zehn Jahren.

 

4. Weshalb bearbeiten wir die personenbezogenen Daten unserer Mitarbeitenden?

 

In Übereinstimmung mit unseren gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeberin führen wir auch für Sie ein Personaldossier. Es enthält Daten, die für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind. Aus diesem Grund bearbeiten wir Ihre Identifikationsdaten, Kontaktdaten, Informationen zur Person, Daten aus dem Berufs- oder Geschäftsleben, Finanzdaten, Daten über religiöse Ansichten oder Tätigkeit, Daten über die Gesundheit und Daten über verwaltungs- und strafrechtliche Verfolgungen oder Sanktionen.

Wir bearbeiten Daten von Ihren Angehörigen oder Kontaktpersonen, insbesondere für steuerliche Zwecke oder um diese Personen in Notfällen zu kontaktieren. Die Bearbeitung ist durch überwiegendes privates Interesse gerechtfertigt.

 

5. Welche Daten von Mitarbeitenden bearbeiten wir und woher stammen diese Daten?

 

Wir erheben und bearbeiten folgende Kategorien von Personendaten, wobei nicht in jedem Fall sämtliche Daten erhoben und bearbeitet werden:

• Identifikationsdaten, wie z.B. Name, Vorname, Geburtsdatum;
• Kontaktdaten, wie z.B. Adresse, Telefonnummer;
• Informationen zur Person, wie z.B. Ihr Zivilstand, Namen von Angehörigen oder Kontaktpersonen;
• Daten aus dem Berufs- oder Geschäftsleben, wie z.B. Zeitaufzeichnungen, Ferien, Beurteilungen, Weiterbildung und Laufbahnplanung; Korrespondenzen, Informationen über Ihre Nutzung unserer Informations- und Kommunikationssysteme, einschliesslich des Inhalts von E-Mails, Inventarnummern bereitgestellter Gegenstände, Logfiles;
• Finanzdaten, wie z.B. Lohn- und Versicherungsdaten, Bankverbindung, Lohnblätter;
• weitere Informationen (z. B. nebenberufliche Engagements, Vollmachten);
• Daten über religiöse Ansichten oder Tätigkeit, wie z.B. Konfession;
• Daten über die Gesundheit, wie z.B. Arztzeugnisse;
• Daten über verwaltungs- und strafrechtliche Verfolgungen oder Sanktionen, wie z.B. Registerauszüge der Betreibungsämter oder dem Strafregister;
• elektronische und ggf. biometrische Identifikationsdaten (z. B. Zugangsberechtigung, IP-Adresse, Online-Kennungen)
• Ton- und Videoaufzeichnungen (z.B. in Zusammenhang mit Telefongesprächen mit Kundinnen und Kunden, Video-Konferenzen, Vorträgen, Workshops und/oder dem Online-Nachhilfe-Angebot).

Wir erheben Daten, über welche Sie verfügen bzw. welche Sie direkt beschaffen können, in der Regel direkt bei Ihnen (z.B. Bewerbungsunterlagen oder in dem Sie uns diese im Lauf des Arbeitsverhältnisses mitteilen, z.B. Änderungen im Zivilstand). Wir bearbeiten aber auch Personendaten, die durch uns selbst geschaffen sind (z. B. Mitarbeiterbeurteilungen), im Rahmen des Arbeitsverhältnisses aufgrund von Handlungen der jeweiligen Mitarbeitenden erhoben (z.B. Log-Files in den IT-Systemen) wurden und/oder Personendaten, die wir von Dritten (z.B. Personaldienstleister, Referenzauskünfte) erhalten haben.

Die Erhebung erfolgt aufgrund gesetzlicher Verpflichtung oder überwiegender Interessen der Arbeitgeberin, weshalb Sie bei der Erhebung mitzuwirken haben, soweit dies notwendig ist.

Wenn Sie mit uns in Kontakt treten (z.B. per Kontaktformular, E-Mail oder telefonisch), speichern wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage für den Fall, dass Anschlussfragen entstehen, aus Gründen der Qualitätssicherung oder für andere in dieser Datenschutzerklärung für Mitarbeitende beschriebene Zwecke.

Weitere personenbezogene Daten speichern und nutzen wir nur, wenn Sie dazu einwilligen oder dies ohne besondere Einwilligung gesetzlich zulässig ist. Sofern nicht spezifisch angegeben, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung der verfolgten Zwecke notwendig und zulässig ist (vgl. Ziff 8).

 

6. Zu welchen Zwecken bearbeiten wir die Daten von Mitarbeitenden?

 

Wir bearbeiten die vorstehend aufgeführten Personendaten zu folgenden Zwecken:

• zur Anbahnung von Arbeitsverhältnissen (Bewerbungsprozess);
• zur Planung, Verwaltung, Durchführung und Abwicklung des Arbeitsverhältnisses, insbesondere für die Saläradministration und Lohnzahlungen, die Erfassung von Arbeitszeit und Absenzen, die Planung und Durchführung von Aus- und Weiterbildungen, zur Qualifikation und Förderung der Mitarbeitenden sowie zur Verwaltung von disziplinarischen Massnahmen;
• zur Abwicklung von Leistungen mit Dritten, insbesondere den Sozialversicherungen (z.B. Ablieferung von Sozialversicherungsbeiträgen, Einfordern von Sozialversicherungsleistungen), der Pensionskasse (Pensionskassenbeiträge), den Versicherungen (Kranken- und Unfalltaggeld) sowie Steuerbehörden (Ablieferung der Quellensteuer);
• zur Bereitstellung und Verwaltung des Arbeitsplatzes (IT-Infrastruktur, Telefonie, Anwendungen) und Sicherstellung der Datensicherheit;
• Verwaltung und Überwachung von automatisierten personenbezogenen Daten (z.B. Benutzername, installierte Software, IP-Adresse, Computername, Standort usw.);
• zur Sicherstellung der regulatorischen Vorgaben betreffend Compliance und Geheimnisschutz, z.B. durch die Prüfung von Straf- und Betreibungsregisterauszügen;
• im Rahmen von Geschäftsbeziehungen mit Kundinnen und Kunden, Auftraggebenden und Schülerinnen und Schülern, z.B. auf Werbemitteln oder unseren Websites;
• für statistische Zwecke, z.B. für Lohngleichheitsanalysen

Soweit angemessen und Kommuniziert, erstellen wir Ton- und Videoaufzeichnungen von Mitarbeitenden, die Telefongespräche mit Kundinnen und Kunden führen, an Video-Konferenzen teilnehmen, Vorträge und Workshops durchführen und insbesondere als Tutor:innen unsere Online-Nachhilfe-Angebot durchführen. Die Aufzeichnungen zu Schulungs- und Qualitätssicherungszwecken verwendet, können aber auch zur Wahrung unserer weiteren berechtigten Interessen Verwendung finden.

 

7. Offenlegung und Weitergabe von Daten der Mitarbeitenden an Dritte

 

Auf der Grundlage gesetzlicher Verpflichtung und/oder vertraglicher Vereinbarung übermitteln wir Ihre Personendaten an verschiedene Verantwortliche, unter anderem:

• öffentliche Stellen und Institutionen aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung, z.B. Sozialversicherungen (AHV, IV, ALV), Pensionskasse (BVG) und Steuerbehörden (Quellen-steuer);
• Krankenversicherung, Unfallversicherung, Taggeldversicherung;
• Banken und Finanzinstitute;
• Gruppengesellschaften (gemeint sind damit die Stiftung fit4school mit Sitz in CH-Binningen sowie die ZGS Bildungs-GmbH einschliesslich der Schülerhilfe GmbH & Co. KG mit Sitz in D-Gelsenkirchen);
• Verschiedene Dienstleister, wie Berater, Anwaltskanzleien, Wirtschaftsprüfer;
• Unternehmen, die wir mit der Durchführung von Audits beauftragen, z.B. im Rahmen von Datenschutz- oder Sicherheitsaudits und/oder zur Untersuchung oder Reaktion auf eine Beschwerde oder eine Sicherheitsbedrohung;
• Unternehmen, welche Dienstleistungen für uns erbringen oder mit denen wir zur Erbringung unserer Dienstleistungen zusammenarbeiten;
• weitere spezialisierte Dritte (z.B. für Potenzialbeurteilung und Kompetenztests);
• Gerichte, Strafverfolgungs- oder Aufsichtsbehörden, Betreibungsämter;
• Beförderungsdienste für physische oder digitale Sendungen, wie die Schweizerische Post und private Kurierdienste;
• Bildungs- und Weiterbildungsanbieter;
• vertragliche oder nicht vertragliche Geschäftspartner;
• andere Verantwortliche auf Ihren Wunsch hin.

 

8. Dauer der Speicherung der Daten

 

Wir bearbeiten und speichern Personendaten, solange es für die Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht beträgt in der Regel zehn Jahre seit Abschluss des Geschäftsvorfalls bzw. seit Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Sind die Personendaten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese – sofern dies technisch möglich ist – regelmässig (zumeist jährlich) gelöscht, ausser die Weiterbearbeitung der Daten ist aus überwiegenden Interessen der WissensWerk GmbH erforderlich. Für genauere Auskünfte über die Aufbewahrungsfristen bitten wir, unseren Datenschutzberater zu kontaktieren.

 

9. Schutz, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten

 

Die WissensWerk GmbH etabliert interne technische und organisatorische Massnahmen, um personenbezogene Daten von Mitarbeitenden zu sichern und zu schützen. Wir beschränken den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf diejenigen Mitarbeitenden, Beauftragten und sonstigen Parteien, die Kenntnis von diesen Daten haben müssen. Weitere Massnahmen können in Form von Firewalls, persönlicher Passwörter, dem Einsatz von Verschlüsselungs- und Authentifizierungstechnologien, der Anonymisierung und der Zugriffsbeschränkung sowie in physischen Sicherheitsmassnahmen bestehen. Die WissensWerk GmbH verpflichtet ihre Mitarbeitenden und alle Drittparteien, die Arbeiten für uns ausführen, angemessene Compliance-Standards einzuhalten, was die Verpflichtung zum Schutz jeglicher Informationen und zur Anwendung angemessener Vorkehrungen im Umgang mit personenbezogenen Daten unserer Mitarbeitenden oder anlässlich des Transfers solcher Daten einschliesst.

 

10. Wo bearbeiten wir Ihre Daten?

 

Wir bearbeiten personenbezogene Daten unserer Mitarbeitenden grundsätzlich in der Schweiz.

 

11. Wie übermitteln wir Lohndaten?

 

Der monatliche Versand von Lohnausweis sowie Stundenreport werden im Zuge einer für alle Mitarbeitenden, praktikablen Handhabung ohne Verschlüsselungs- und Authentifizierungs-technologien, via E-Mail verschickt. Als betroffene Person haben sie das Recht, der WissensWerk GmbH diesen Versand via E-Mail zu verbieten. Sie können Ihre Rechte per Post oder E-Mail an die obgenannten Kontaktpersonen ausüben.

 

12. Welche Rechte haben Sie als betroffene Person und wie können Sie diese ausüben?

 

Wenn Sie von einer unserer Bearbeitungen betroffen sind, können Sie gegebenenfalls verlangen:

• Auskunft zu erhalten, ob und welche Personendaten über Sie wie bearbeitet werden;
• dass unrichtige Personendaten berichtigt werden;
• dass eine bestimmte Datenbearbeitung verboten wird;
• dass eine bestimmte Bekanntgabe von Personendaten an Dritte unterbleibt;
• dass Personendaten gelöscht oder vernichtet werden;
• dass ein Bestreitungsvermerk angebracht wird, wenn weder die Richtigkeit noch die Unrichtigkeit der betreffenden Personendaten festgestellt werden kann;
• dass Ihre Personendaten, die Sie uns bekanntgegeben haben, an Sie herausgegeben werden;
• dass Ihre elektronischen Personendaten, die Sie uns bekanntgegeben haben, an Sie oder einen anderen, von Ihnen benannten Verantwortlichen übertragen werden;
• dass eine Bearbeitung ausdrücklich unterbleibt.

Bitte beachten Sie jedoch, dass wir Ihre vorgenannten Rechte nur dann wahren und umsetzen können und werden, wenn diesen Rechten weder gesetzliche Bearbeitungspflichten noch überwiegende Interessen entgegenstehen.

Sie können Ihre Rechte per Post oder E-Mail an die obgenannten Kontaktpersonen ausüben.

Wenn Sie Ihre Rechte geltend machen, sind wir gesetzlich verpflichtet, Ihre Identität und Berechtigung vorgängig durch geeignete Massnahmen festzustellen, z.B. durch Vorlage einer Identitätskarte, telefonischer Identitätsbestätigung, Kontrollfragen, etc.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Bearbeitung Ihrer Daten nicht datenschutzkonform ist, haben Sie das Recht, eine Beschwerde beim EDÖB einzureichen:

Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB)

Feldeggweg 1

CH-3003 Bern

Telefon: +41 (0)58 462 43 95

Website: www.edoeb.admin.ch

 

13. Welche Pflichten haben Sie in Bezug auf die Bearbeitung von Personendaten?

 

Ebenso wie Sie als Mitarbeiter:in der WissensWerk GmbH Rechte in Bezug auf den Umgang mit Ihren Personendaten haben, so haben auch alle übrigen Mitarbeitenden, Partner, Kundinnen und Kunden, Schülerinnen und Schüler Anspruch auf korrekten Umgang mit ihren jeweiligen personenbezogenen Daten.

Personendaten, welche Sie in Ihrer Tätigkeit für uns erheben, sehen oder anderweitig bearbeiten, sind vertrauliche Informationen und unterliegen der Geheimhaltung. Sie dürfen Personendaten nur insoweit erheben, lesen, speichern, ändern, archivieren, löschen, mit anderen teilen oder anderweitig bearbeiten, wie dies zur Erbringung Ihrer Arbeitsleistung notwendig ist. Wenn Sie unsicher sind, ob eine bestimmte Bearbeitung zulässig ist, wenden Sie sich bitte vor einer Bearbeitung ungeniert an Ihre vorgesetzte Person oder an die Kontaktpersonen (Ziff. 2).

Gehen Sie kein Risiko ein und vermeiden Sie Datenschutzverletzungen! Nebst arbeitsrechtlichen Konsequenzen können Verletzungen von datenschutzrechtlichen Vorschriften auch verwaltungs- und strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, welche nicht nur für uns, sondern auch für Sie unangenehme Folgen haben können.

 

14. Änderungen

 

Diese Datenschutzerklärung ist nicht Bestandteil eines Vertrags mit Ihnen. Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Die auf der Website veröffentlichte Version ist die jeweils aktuelle Fassung.

Letzte Aktualisierung: 1. September 2023